Consejos para gestionar proveedores de un evento

Consejos para gestionar proveedores de un evento

En casi todos los eventos corporativos los proveedores son la cara de las empresas que lo contratan, de hecho, son los que harán el proyecto que tienes en mente, realidad. Por eso es muy importante que, a la hora de contratar proveedores, tengas muy presente aspectos como la experiencia, calidad, creatividad, actitud, voluntad, entre otros valores de suma importancia para el desarrollo de tu actividad.

En el caso de la organización de un congreso, por ejemplo, es fundamental contruir una muy buena relación con tus proveedores.

Veamos algunos consejos para tener en cuenta:
Definir bien las necesidades y preparar una lista con:

  • Los tipos de proveedores: Catering, equipos audiovisuales, decoración, animación, meseros, etc. Dependiendo del programa y el evento.
  • Ten en cuenta los requerimientos para cada tipo de proveedor. Define los conocimientos que debe tener, sus referencias, el tipo de servicio que requiere de él y los criterios de selección que utilizarás.
  • Prepara un brief detallado para cada proveedor y envíalo a 3 o 4 proveedores pre-seleccionados para cada categoría.

Mantén comunicación constante con tus proveedores:

  • Una vez tengas seleccionado a los proveedores, debes mantener una comunicación constante con ellos para evitar desinformación. Evita centrarte únicamente en el servicio exacto que necesitas, e infórmales ampliamente acerca del tipo de evento que pretendes realizar, la idea, el tema, el programa, etc.
  • No olvides que los proveedores son expertos en su campo y te podrán aportar ideas, consejos, soluciones y advertencias sobre posibles riesgos.
  • Fomenta la comunicación entre los proveedores. El lugar, el decorador, el de montaje, el de las luces y sonidos o el animador, todos tendrán que trabajar juntos y coordinarse.
  • Organiza reuniones conjuntas para definir claramente dónde se deberá colocar cada proveedor el día del evento y así evitar imprevistos.

Indaga sobre cada uno de ellos

Cuando vayas a seleccionar un proveedor, recopila toda la información posible sobre cada uno de ellos. Es importante que tengas datos como:

  • Años de experiencia
  • Tamaño de su empresa (facturación, personal, etc.)
  • Eventos anteriores y su papel en ellos.
  • Equipos con los que cuenta o subcontrata.
  • Actitud frente al cliente.

No se te olvide que durante este tipo de eventos se viven situaciones bajo presión, por lo tanto, todas estas cualidades son vitales. Es importante solicitar referencias o muestras de su trabajo, por ejemplo, en el caso de productos alimenticios.

Sé claro

  • Exige un presupuesto detallado. Los proveedores pueden cobrar por horas extras.
  • Realiza un contrato. Existen imprevistos y realizar un contrato es casi una obligación.
  • Comprueba los elementos del servicio que te proponen. Que se cumpla lo instaurado en el contrato. Comprobando todo evitarás sorpresas el día del evento.

Gestiona el tiempo

  • Involucra a todos los proveedores lo antes posible en el proceso de organización del evento.
  • Cambiar el plan a último minuto puede resultar costoso.
  • Para controlar los gastos imprevistos, asigna a una o dos personas de tu equipo de confianza para que puedan aprobarlos sobre terreno, si tú no vas a estar siempre en el lugar del evento.

Al final, lo más importante es construir una buena relación con tus proveedores, eso garantizará el éxito de tus futuros eventos.

Con información de EventoClick